Operatiunea de salvare a unui document consta in depozitarea acestuia pe un mediu (de regula un mediu magnetic -discheta, disc hard, etc) astfel incat sa poata fi regasit, modificat, tiparit, etc la o data ulterioara datei crearii. Comanda respectiva poate fi gasita in meniul File (caseta de dialog Save As). La apelarea ei se deschide o fereastra de dialog cu utilizatorul, pentru a-I permite acestuia sa specifice parametrii salvarii: numele fisierului, calea (litera unitatii de disc si directorul unde este stocat), tipul documentului. Fereastra are urmatorul aspect:
- Un camp de editare numit “File Name” (Numele fisierului), unde sa da numele fisierului.
- Un control de tip Combo Box, numit "Save as type" (Salveaza de tipul) unde se specifica tipul de format sub care va fi salvat fisierul.
Obz.: Tipul implicit al documentului (specificat in zona "Save as type") este "Word document", fisier cu extensia "doc". Acest tip este bine sa ramana nemodificat, cu exceptia cazului in care se doreste salvarea expresa a documentului sub un alt tip.
- Urmatorul control este butonul simplu “Save” (Salveaza) prin activarea caruia se salveaza efectiv fisierul cu parametrii specificati.
- Urmatorul control este butonul simplu “Cancel” (Renunta) prin activarea caruia se anuleaza caseta de dialog si procesul de salvare.
- Urmatorul control este un Combo Box, numit “Save In” (Salveaza in), de unde se allege locul (zona, directorul) unde se doreste a fi salvat fisierul.
- Un ultim control de tip List View in care sunt listate continuturile directorului current, adica directorul selectat in sectiunea “Save In” (Salveaza in).
Obs.: 1. Aceasta procedura nu se repeta la fiecare salvare a documentului. Calculatorul are nevoie de datele anterioare doar la prima salvare, ele ramanand implicite pentru urmatoarele salvari. Daca se doreste salvarea documentului cu unul dintre parametrii anteriori modificati (ex: salvarea sub alt nume sau in alt director) se foloseste comanda "Save As.." din meniul File. In rest pentru a salva modificarile realizate intr-un document se foloseste doar comanda “SAVE” din meniul “FILE”, tasta fierbinte pentru aceasta comanda fiin combinatia de taste “CTRL+S”.
2. Accesarea meniului “File” se poate realiza fie apasandu-se tasta “Alt”, focarul fiind situat chiar pe acest meniu iar prin apasarea tastei de directionare sageata in jos se va activa meniul; fie prin apasarea combinatiei de taste ALT-F, caz in care meniul va fi afisat automat deschis.
3. Tasta fierbinte pentru accesarea casetei de dialog “Save As” este tasta functie F12.
4. Navigarea intr-o caseta de dialog de pe o sectiune pe alta se realizeaza cu “Tab” (inainte) si cu “SHIFT-TAB” (inapoi), iar in interiorul fiecarei sectiuni se navigheaza cu tastele de directionare sageti.
2. Deschiderea unui document existent (Open)
Daca se doreste incarcarea pentru lucru a unui document salvat anterior pe disc, se foloseste comanda Open din meniul File. Aceasta comanda deschide o fereastra foarte asemanatoare cu cea din cazul comenzii Save, insa FUNCTIA este complet diferita. Din cauza ca atat aspectul ferestrei cat si utilizarea ei se face in mod absolut analog cu fereastra comenzii Save, multi utilizatori incepatori sunt derutati si le incurca. Acest fapt poate duce la pierderea definitiva a documentului salvat, deoarece in locul lui se salveaza un document gol, dar sub acelasi nume.
La activarea acestei casete de dialog sunt prezentate urmatoarele campuri:
- File Name (Numele fisierului)
- Files of Type (Fisiere de tipul)
- Open (butonul Deschide)
- Cancel (butonul Renunta)
- Look In (Priveste in)
- Un ultim control de tip List View in care sunt listate continuturile directorului current, adica directorul selectat in sectiunea precedenta “Look In” (Priveste in).
Nota: 1. Tasta fierbinte pentru accesarea casetei de dialog “OPEN” este combinatia de taste “CTRL+O”. De asemenea aceasta caseta de dialog mai poate fi activata din meniul “FILE”.
2. Se pot deschide mai multe documente deodata, dar doar unul este documentul curent. Numarul de documente deschise este dependent de memoria calculatorului.
Obs.: Navigarea intr-o caseta de dialog de pe o sectiune pe alta se realizeaza cu “Tab” (inainte) si cu “SHIFT-TAB” (inapoi), iar in interiorul fiecarei sectiuni se navigheaza cu tastele de directionare sageti.
3. Inchiderea unui document (Close)
Apelarea comenzii Close din meniul File (sau prin combinatia de taste CTRL-F4) provoaca inchiderea documentului. Daca acesta nu a fost in prealabil salvat, inaintea inchiderii apare o fereastra care interogheaza utilizatorul in acest sens, cu urmatorul continut (Obs.: Este o caseta de dialog de tip mesaj.):
- Do you want to save the changes you made to
- Butonul simplu “Yes” (da)
- Butonul simplu “No” (Nu)
- Butonul simplu “Cancel” (Renunta).
Se apasa butonul corespunzator efectului dorit. Apasarea butonului "Cancel" determina anularea comenzii Close si intoarcerea in document.
Nota: Deoarece procesorul de texte Microsoft Word permite lucrul cu mai multe documente, inchiderea documentului curent nu provoaca si inchiderea editorului.
Obs.: Navigarea intr-o caseta de dialog de pe o sectiune pe alta se realizeaza cu “Tab” (inainte) si cu “SHIFT-TAB” (inapoi).
4. Creearea unui nou document (New)
La pornirea editorului Microsoft Word se creeaza automat un document nou. Dar daca ulterior utilizatorul doreste creearea unui alt document, se utilizeaza comanda New din meniul File. Apare o fereastra din care se poate alege tipul documentului ce se doreste creat.
La activarea acestei casete de dialog cu mai multe pagini sunt prezentate urmatoarele controale:
- Controlurile de pe pagina numita General sunt:
- New List View, cu 3 optiuni: “Blanc Document” (Document gol), “Web Page” si “E-mail Message”, (implicit fiin “Blanc Document”).
- Butonul simplu “OK”.
- Butonul simplu “Cancel”.
- Un grup de doua butoane radio: “Create a New Document” (Creaza un document nou) si “Create New Template” (implicit fiind selectat primul buton radio “Create a New Document”).
Obs.: Daca se apasa combinatia de taste asociata acestei comenzi “New” (si anume CTRL-N), aceasta fereastra nu mai apare, ci se creeaza automat un document de tipul "Blank Document" (Document gol).
Tipurile de documente ce pot fi create sunt:
- General
- Scrisori si faxuri
- Memo
- Legal Pleadings
- Publicatii
- Alte documente
- Pagini Web.
Obs.: Navigarea intr-o caseta de dialog de pe o sectiune pe alta se realizeaza cu “Tab” (inainte) si cu “SHIFT-TAB” (inapoi), iar in interiorul fiecarei sectiuni se navigheaza cu tastele de directionare sageti. Comutarea (ciclarea) intre paginile unei casete de dialog cu mai multe pagini se realizeaza cu combinatiile de taste “CTRL+TAB” (inainte) si “CTRL+SHIFT+TAB” (inapoi).
5. Lucrul cu mai multe documente
In cazul in care exista mai multe documente deschise simultan (fiecare cu fereastra sa), se poate ivi necesitatea comutzoneintre diverse documente, sau afisarea simultana a acestora. In acest scop se foloseste meniul Window (accesibil cu combinatia de taste ALT-W).
Comenzile acestui meniu sunt:
- New Window - creaza o noua fereastra ce contine acelasi text ca si documentul curent
- Arange all - aranjeaza pe ecran astfel incat sa fie vizibile, toate documentele deschise
- Split - rupe documentul in doua parti, permitand vizionarea simultana a doua zone diferite ale sale
- In afara acestor comenzi, meniul Window contine si cate o referinta numerotat la fiecare din documentele deschise. Apasand “Enter” pe referinta respectiva, devine fereastra activa fereastra ce contine documentul respectiv. Combinatiile de taste pentru a comuta (cicla) intre diferitele documente deschise la un moment dat fiind:
CTRL+SHIFT+F6 (inapoi).
6. Parasirea programului Microsoft Word
Inchiderea editorului se face cu comanda Exit din meniul File, sau cu combinatia de taste Alt-F4. Daca documentul curent nu a fost salvat inaintea acestei operatiuni, apare din nou fereastra de dialog mesaj solicitand utilizatorului sa salveze sau nu ori sa anuleze operatiunea de inchidere.
Obs.: Navigarea intr-o caseta de dialog de pe o sectiune pe alta se realizeaza cu “Tab” (inainte) si cu “SHIFT-TAB” (inapoi).
